Como sobrevivir a un evento internacional (cuando estás en modo novata)

Aunque tengo un postgrado en organización eventos y he hecho mis pinitos en diferentes proyectos con influencers, en mi última experiencia profesional tuve la oportunidad de participar en la organización de un evento internacional que duró 3 semanas y contó con la asistencia de más de 1.000 personas (no todos a la vez, menos mal) de todos los rincones del mundo.

Y para todos aquellos que pasáis de la teoría a la práctica o después de una buena temporada de oficina, ordenador y mesa, tenéis un nuevo reto profesional, os quiero hacer una serie de recomendaciones. Por supuesto, todas las propuestas que se os ocurran, serán bienvenidas :-)

  • El bolso de Mary Poppins

Si no quieres ir con los bolsillos llenos de cosas, un pequeño bolso o riñonera será clave para llevar varias cosas que se convertirán en vuestro salvavidas. Además, como no vas a parar quieto/a te acompañará allá donde vayas. ¿Qué debes llevar en ese espacio limitado?

  1. Petacas (de batería, eh?) para cargar tu smartphone y los cables correspondientes.
  2. Bolis, eso nunca sobra.
  3. Ibuprofenos al poder (o en tu caso lo que mejor te ayude a sobrellevar la jornada interminable)
  4. Una pequeña libreta: que será como tu más preciado tesoro y si la pierdes estarás perdido.
  • Ropa de supervivencia

Da igual qué zapato cómodo te pongas, al final del día, después de correr de allí para allá y estar más de 10h de pie, te va a doler todo. Ves cambiado de calzado según el día y no te fíes del tiempo. Un pañuelo o una chaqueta aunque sea fina puede salvarte de coger un resfriado en pleno evento.

Dos trucos: llévate alguna crema muscular para ponerte antes de irte a dormir o ponte un cojín debajo de las rodillas en la cama, hará que tu circulación vuelva a estabilizarse.

  • Tu equipo y el equipo de la venue son tus aliados

Como el teletransporte no existe (aún) y tú no puedes estar en todos los lados, apóyate en ellos para llegar donde tú no llegues y lo mismo a la inversa. Si la cara de tu compañero es de agobio no dudes en preguntarle en qué puedes echarle un cable. Y, cómo no estás en tu territorio, no dudes en preguntar al equipo de la venue que conocen el espacio y al equipo: Importante > consigue los teléfonos de las personas clave; catering, mantenimiento, transfers, etc…

Yo tengo un especial recuerdo del equipo del hotel; Rita, Enol, Fabian, Sara… siempre dispuestos a echarte una mano.

  • Lleva dinero encima

Parece una obviedad, pero no lo es. Al menos una tarjeta de crédito por si acaso. En mi caso, uno de los días que fuimos hacer la fun activity con tres buses repletos de gente a las ruinas de Tarragona, empezó a llover como si no hubiera un mañana. Y aunque llevamos cajas con paraguas, nos faltaron. No llevaba nada de dinero y uno de mis compis, Gustavo tuvo que encargarse de arrasar con todas las tiendas que nos cruzamos.

  • Cada cultura es un mundo

Durante el evento tuvimos mexicanos, japoneses, australianos, rusos, franceses, americanos, etc… y, como podéis imaginar, cada uno tenía sus costumbres y manías. Estate preparado para cualquier cosa y no pongas cara de sorpresa. Por supuesto, cada uno tiene su propia versión de hablar inglés (el idioma oficial del evento) pero a veces, tendrás que jugar al juego de las adivinanzas :-)

Aviso: siempre hay algún despistado o impuntual que aparece cuando todo el mundo se ha ido. Ten siempre un plan de backup en transporte alternativo.

  • Comer y dormir está sobre valorado (e ir al lavabo también)

Te levantas antes que todo el mundo y te vas a dormir el último, y durante el día siempre hay cosas que hacer (y no lo dudes, siempre surgirá un imprevisto). Come cuando puedas (aunque cogerás algunos kilos de más porque cuando llegas a ese momento estás hambriento/a) y antes de irte a dormir asegúrate que lo tienes todo preparado para el siguiente día (ropa interior incluida). Llegará un momento que el maquillaje ya no obrará milagros, incluso después de 16h seguidas de trabajo, ya no te hará falta ni desmaquillarte.

P.D: No te olvides de poner varias alarmas en varios móviles. Si uno se te queda sin batería siempre tendrás el otro, por si acaso :-)

  • Avisa de que sigues vivo

Tu familia/pareja/amigos te quieren. Y se preocupan por ti. Aprovecha cualquier momento para enviarles un whatsapp de “estoy vivo”. Mientras haces unas fotocopias o vas a buscar algo a algún sitio o entre bocado y bocado. Y si les mandas una foto junto a un periódico como prueba de supervivencia se podrán hasta contentos :-)

  • Zonas imprescindibles

Aparte de saber dónde hay una máquina de café 24h disponible (en mi caso me declino más por el té), conoce dónde están los baños más próximos, el ascensor, las diferentes salas y los atajos por donde llegar más rápido a los sitios. Y, aunque sea la décima vez que te hagan la misma pregunta (y esté todo súper bien señalado), siempre ofrécete a acompañarlos al lugar por el cual han preguntado. Cuidado: Menos al lavabo. Un día llevaba el piloto automático y el hombre se quedó bastante sorprendido que quisiera acompañarlo :)

  • El cámara no tiene telepatía

Si para la ocasión contratas a un fotógrafo o cámara de vídeo para dar testimonio del evento, un buen briefing es imprescindible. A veces, son los grandes olvidados y no tienen telepatía para saber qué expectativas tienes de ese reportaje y/o vídeo. Si quieres un resultado óptimo y que el trabajo de ellos cumpla tus necesidades, gestiónalos durante el evento y no te olvides de darles un completo documento impreso de lo que quieres.

  • Fan de las apps de eventos

Como responsable del departamento de marketing de la empresa (en el evento estaba de infiltrada y dando soporte), reconozco que tener una app bien planteada con contenido exclusivo es un valor añadido a tener en cuenta. No sólo ayuda a la idiosincrasia del evento (las push notifications salvan a más de un despistado), mejoran la interacción entre participantes y te da flexibilidad a la hora de modificar agendas o informar de una nueva actividad no prevista (como por ejemplo, un partido de voley en la playa aprovechando el buen tiempo). Además, puedes realizar encuestas de satisfacción y conseguir estadísticas inmediatas. Y si, quieres ponerle una guinda al pastel, no pierdas la oportunidad de incorporar opciones de gamificación.

Y seguro que me olvido de algunas cosas más, pero con el tiempo te queda en el recuerdo las risas, las miradas de complicidad, los detalles, las fotos, las anécdotas y ya no te parece tan mal la idea de volver a la oficina a tener 8h de “paz”.

Post dedicado al fantástico equipo de Intracon

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